Processus électoral
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Processus électoral

Appel de candidatures

L’Assemblée générale annuelle (AGA), incluant l’élection d’administrateurs au conseil de l’Association canadienne des aliments de santé (CHFA), aura lieu le mercredi 28 avril 2021, à 15 h (heure de l’Est). Afin d’être admissible à voter à l’assemblée générale annuelle, vous devez être un membre en règle avant la date de référence, soit le 2 avril 2021.

Le conseil d’administration se compose de neuf membres, dont un nombre égal de membres détaillants et de membres fournisseurs, dans la mesure du possible. Le neuvième administrateur peut être un membre détaillant ou un membre fournisseur ou encore une personne indépendante de toute catégorie de membres.

Après un examen approfondi de toutes les manifestations d’intérêt présentées à l’automne 2020 et un rigoureux processus d’entrevues, le Comité des mises en candidature recommande les personnes suivantes pour le conseil d’administration de la CHFA.

matt breech Matt Breech, TallGrass Natural Health (membre fournisseur)
Matthew Breech est co-fondateur et P.-D.G de TallGrass Natural Health société fondée en 1997 et de Botanica, dont le siège est à Vancouver, en Colombie-Britannique. Parfaitement bilingue (anglais et français) et capable de converser en mandarin, Matt est un chef de file du secteur de la santé naturelle depuis plus de 20 ans. Pour en savoir plus sur Matt, cliquez ici.
krista cunningham Krista Cunningham, Indigo Natural Products Management (membre fournisseur) 
Krista s’est jointe à Indigo Natural Products Management en janvier 2018 et elle en est actuellement la directrice générale. À ce titre, Krista est chargée de la direction générale de l’organisation Indigo au Canada qui gère des partenariats avec les marques et les clients afin de mettre en œuvre des stratégies clients avec excellence, tant dans le commerce conventionnel que naturel. Pour en savoir plus sur Krista cliquez ici.

adrienne uy Adrienne Uy, SPUD.CA et Blush Lane Organic Market (membre détaillant)
Adrienne est la directrice des finances de SPUD et de Blush Lane, une entreprise dont la mission est de vous fournir les produits alimentaires les plus frais, de la ferme à votre porte. Elle dirige toutes les activités financières, comptables, salariales et juridiques de la marque. Pour en savoir plus sur Adrienne, cliquez ici.
Formulaire de mise en candidature

Ces candidats remplissent les critères définis par le conseil d’administration, notamment quant au nombre de deux membres fournisseurs et un membre détaillant, à leur situation géographique au Québec, dans l’Est et dans l’Ouest du Canada, à la représentation bilingue, à la diversité de genre et de race, aux compétences dans les domaines suivants : savoir-faire financier et expérience des conseils d’administration ou de la gouvernance.

À ce stade, le conseil sollicite toute autre proposition de candidature au poste d’administrateur par un membre de la CHFA, à condition que cette proposition soit présentée par écrit et signée par le membre, appuyée par écrit par deux membres en règle, et acceptée par écrit par le candidat qui doit aussi être un membre (ou un de ses actionnaires, administrateurs, partenaires ou employés).

Voici un sommaire des fonctions de l’administrateur :
  • Manifester un engagement envers le travail de l’Association;
  • Avoir des connaissances et des compétences dans au moins un des domaines de gestion du conseil;
  • Faire partie d’au moins un comité et y participer activement;
  • Assister aux réunions du conseil;
  • Assister à l’assemblée générale annuelle, à la réunion de planification stratégique et/ou aux séances de perfectionnement du conseil;
  • Assister, sur demande, à des foires commerciales afin d’y présenter des prix, ou à d’autres événements spéciaux;
  • Se tenir au courant des services fournis par la CHFA et les appuyer publiquement;
  • Se préparer en vue des discussions et délibérations du conseil et y participer;
  • Être conscient des risques de conflit d’intérêts et éviter toute situation susceptible d’y donner lieu.
Les candidats doivent aussi savoir que les administrateurs peuvent devoir assumer une responsabilité personnelle dans les situations suivantes :
  • Si des enjeux touchant l’Association ne sont pas suffisamment pris en compte;
  • En cas de défaut de l’Association de verser les retenues à la source (p. ex., RPC, assurance-emploi, impôt sur le revenu);
  • En cas de salaires ou contrats de service impayés;
  • En cas de défaut d’exercer le devoir de diligence auquel on peut s’attendre d’une personne raisonnablement prudente.

Si vous désirez recevoir plus d’information au sujet des responsabilités des administrateurs, ou si vous avez des questions au sujet du statut de membre de votre entreprise, veuillez communiquer avec l'administratrice du conseil à board@chfa.ca.

Les candidatures à un poste d’administrateur (accompagnées d’un résumé) doivent parvenir à la CHFA au plus tard à 11 h (heure de l’Est), le vendredi 26 mars 2021, et doivent être adressées au Comité de la gouvernance et des mises en candidature par courriel à board@chfa.ca.

Formulaire de mise en candidature

Processus électoral du conseil d’administration de la CHFA

En tant qu’association sans but lucratif sous réglementation fédérale, la CHFA est constituée en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Cette Loi et le Règlement administratif de la CHFA représentent les règles qui guident ses activités. Ainsi, la CHFA est régie par un conseil d’administration élu par les membres de l’Association. Les exigences détaillées du processus électoral de la CHFA sont décrites aux articles 24 à 26 du Règlement administratif de la CHFA et sont accessibles ici.

Étapes du processus électoral

La mise en candidature des administrateurs est faite par le comité des mises en candidature, créé par le conseil d’administration expressément pour trouver des candidats compétents. Afin d’aider le comité à accomplir cette tâche, un appel de manifestations d’intérêt est lancé à tous les membres, environ 150 jours avant l’assemblée générale annuelle (AGA) des membres au moyen d’un bulletin, en français et en anglais. Une manifestation d’intérêt est un avis initial informel donné par un membre, indiquant son intérêt à siéger au conseil d’administration.

La liste des candidatures proposées doit être examinée en fonction de critères établis et doit être approuvée par tous les membres du conseil. Après approbation du conseil, la liste proposée est transmise aux membres au moins 45 jours avant la date fixée pour l’AGA, en même temps qu’une demande d’autres mises en candidature.

Un membre peut proposer d’autres candidatures à condition de signer sa proposition par écrit, d’obtenir l’appui écrit de deux membres en règle, ainsi que le consentement écrit du candidat qui doit être un membre (ou actionnaire, dirigeant, associé, membre ou employé de celui‑ci). Chacun de ces documents de candidature doit être remis au président du conseil au moins 30 jours avant l’assemblée annuelle des membres. Une liste de tous les candidats sera envoyée par la poste à chaque membre, en même temps que la liste des administrateurs demeurant en poste et l'avis de convocation, incluant d’ordre du jour et les états financiers. Aucune autre candidature à un poste d'administrateur ne pourra être présentée à l’AGA.

Calendrier approximatif de l’élection - pour une AGA tenue en avril

DATE
ACTIVITY
Novembre Communications multiples envoyées aux membres Appel de manifestations d’intérêt
Décembre 4 décembre, 2020 Date limite d’acceptation des manifestations d’intérêt
Février Établissement de la date de référence Établie par le conseil d’administration
Février, mars Communications multiples envoyées aux membres Liste des candidatures et appel de candidatures supplémentaires transmis à tous les membres
Mars 26 mars 2021 Date limite d’acceptation des candidatures des membres
Avril Communications multiples envoyées aux membres Envoi de toutes les candidatures à tous les membres votants avec l’avis de convocation à l’AGA (par courriel)
Avril 2 avril 2021 Date de référence, établie par le conseil d’administration
Avril 28 avril 2021 AGM



Vote et déroulement de l’AGA

Après l’envoi à tous les membres de l’avis de convocation à l’AGA, le scrutin électronique pour l’élection des administateurs et la désignation de l’auditeur de l’Association peut commencer.

Le scrutin électronique mené avant l'AGA simplifie le processus électoral, facilite la participation des membres et a considérablement augmenté le nombre de votes. L'AGA sera entièrement diffusée sur le Web, ce qui facilitera la présence des membres qui pourront y assister virtuellement. Au cours du processus électoral électronique, une entreprise indépendante s'assurera que les votes ont été exprimés uniquement par des membres actifs et que chaque membre n'a voté qu'une seule fois.

Le président du conseil d’administration préside l’assemblée conformément à l’article 16 du Règlement administratif. Un seul représentant de chaque entreprise membre de la CHFA ou son mandataire est habile à voter à l’AGA.

Voici les points qui composent généralement l’ordre du jour de l’AGA de la CHFA :

    ●     Mot de bienvenue

    ●     Présentation des administrateurs et du personnel

    ●     Revue des règles de déroulement de l’assemblée

    ●     Compte rendu des présences et confirmation du quorum, incluant les votes reçus pendant le scrutin en ligne

    ●     Adoption et acceptation de l’ordre du jour (aucun point ne peut être ajouté par l’assistance; tout ajout doit avoir été proposé d’avance en communiquant avec l’Administrateur du conseil à board@chfa.ca)

    ●     Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente

    ●     Présentation des états financiers

    ●     Court bilan des activités de la CHFA au cours de l’année écoulée

    ●     Nomination des auditeurs

    ●     Rapport du comité des mises en candidature et élection des nouveaux administrateurs

    ●     Levée de la séance

Après l’élection, des affaires nouvelles peuvent être portées à l’attention de l’assemblée. La séance est levée par la suite.

 

Les modifications au Règlement administratif de la CHFA sont habituellement apportées après consultation des membres ou à la suite d’un vaste exercice de sollicitation des commentaires des membres, et approuvées par le conseil d’administration; elles doivent être conformes aux lois applicables et au Règlement administratif de la CHFA.

Un membre habile à voter à l’assemblée annuelle peut présenter une proposition visant à prendre, modifier ou révoquer tout règlement administratif, comme l’autorise le paragraphe 152(6) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Toute proposition présentée conformément à l’article 163 de la Loi, pendant la « période réglementaire » (paragraphe 163(6)) de 90 à 150 jours avant l’expiration d’un an à compter de la dernière assemblée annuelle (article 66 du Règlement pris en vertu de la Loi), sera incluse par la CHFA dans la convocation à l’assemblée.

Toute question particulière peut être adressée à board@chfa.ca.