En tant qu’association sans but lucratif sous réglementation fédérale, la CHFA est constituée en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Cette Loi et le Règlement administratif de la CHFA représentent les règles qui guident ses activités. Ainsi, la CHFA est régie par un conseil d’administration élu par les membres de l’Association. Les exigences détaillées du processus électoral de la CHFA sont décrites aux articles 24 à 26 du Règlement administratif de la CHFA et sont accessibles ici.

La mise en candidature des administrateurs est faite par le comité des mises en candidature, créé par le conseil d’administration expressément pour trouver des candidats compétents. Afin d’aider le comité à accomplir cette tâche, un appel de manifestations d’intérêt est lancé à tous les membres, environ 150 jours avant l’assemblée générale annuelle (AGA) des membres au moyen d’un bulletin, en français et en anglais. Une manifestation d’intérêt est un avis initial informel donné par un membre, indiquant son intérêt à siéger au conseil d’administration.

La liste des candidatures proposées doit être examinée en fonction de critères établis et doit être approuvée par tous les membres du conseil. Après approbation du conseil, la liste proposée est transmise aux membres au moins 45 jours avant la date fixée pour l’AGA, en même temps qu’une demande d’autres mises en candidature.

Un membre peut proposer d’autres candidatures à condition de signer sa proposition par écrit, d’obtenir l’appui écrit de deux membres en règle, ainsi que le consentement écrit du candidat qui doit être un membre (ou actionnaire, dirigeant, associé, membre ou employé de celui‑ci). Chacun de ces documents de candidature doit être remis au président du conseil au moins 30 jours avant l’assemblée annuelle des membres. Une liste de tous les candidats sera envoyée par la poste à chaque membre, en même temps que la liste des administrateurs demeurant en poste et l'avis de convocation, incluant d’ordre du jour et les états financiers. Aucune autre candidature à un poste d'administrateur ne pourra être présentée à l’AGA.

Calendrier approximatif de l’élection - pour une AGA tenue en avril

Vote et déroulement de l’AGA

Après l’envoi à tous les membres de l’avis de convocation à l’AGA, le scrutin électronique pour l’élection des administateurs et la désignation de l’auditeur de l’Association peut commencer.

Le scrutin électronique mené avant l'AGA simplifie le processus électoral, facilite la participation des membres et a considérablement augmenté le nombre de votes. L'AGA sera entièrement diffusée sur le Web, ce qui facilitera la présence des membres qui pourront y assister virtuellement. Au cours du processus électoral électronique, une entreprise indépendante s'assurera que les votes ont été exprimés uniquement par des membres actifs et que chaque membre n'a voté qu'une seule fois.

Le président du conseil d’administration préside l’assemblée conformément à l’article 16 du Règlement administratif. Un seul représentant de chaque entreprise membre de la CHFA ou son mandataire est habile à voter à l’AGA.

Voici les points qui composent généralement l’ordre du jour de l’AGA de la CHFA :

●     Mot de bienvenue

●     Présentation des administrateurs et du personnel

●     Revue des règles de déroulement de l’assemblée

●     Compte rendu des présences et confirmation du quorum, incluant les votes reçus pendant le scrutin en ligne

●     Adoption et acceptation de l’ordre du jour (aucun point ne peut être ajouté par l’assistance; tout ajout doit avoir été proposé d’avance en communiquant avec l’Administrateur du conseil à board@chfa.ca)

●     Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente

●     Présentation des états financiers

●     Court bilan des activités de la CHFA au cours de l’année écoulée

●     Nomination des auditeurs

●     Rapport du comité des mises en candidature et élection des nouveaux administrateurs

●     Levée de la séance

Après l’élection, des affaires nouvelles peuvent être portées à l’attention de l’assemblée. La séance est levée par la suite.

Les modifications au Règlement administratif de la CHFA sont habituellement apportées après consultation des membres ou à la suite d’un vaste exercice de sollicitation des commentaires des membres, et approuvées par le conseil d’administration; elles doivent être conformes aux lois applicables et au Règlement administratif de la CHFA.

Un membre habile à voter à l’assemblée annuelle peut présenter une proposition visant à prendre, modifier ou révoquer tout règlement administratif, comme l’autorise le paragraphe 152(6) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Toute proposition présentée conformément à l’article 163 de la Loi, pendant la « période réglementaire » (paragraphe 163(6)) de 90 à 150 jours avant l’expiration d’un an à compter de la dernière assemblée annuelle (article 66 du Règlement pris en vertu de la Loi), sera incluse par la CHFA dans la convocation à l’assemblée.

Toute question particulière peut être adressée à board@chfa.ca.